Theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp phải lưu trữ các loại giấy tờ sau:
a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm;
h) Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
Về thời hạn lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp
Căn cứ theo hướng dẫn tại Thông tư 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 thì thời hạn lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:
- Đối với các hồ sơ hành chính của doanh nghiệp:
+ Điều lệ và quy chế nội bộ của doanh nghiệp: không có thời hạn
+ Biên bản họp: thời hạn 10 năm.
+ Hồ sơ về nhân sự, lao động: thời hạn 5 năm.
- Đối với hồ sơ tài chính kế toán của doanh nghiệp:
+ Chứng từ kế toán để lập báo cáo tài chính: thời hạn 10 năm.
+ Chứng từ không sử dụng lập báo cáo tài chính; báo cáo tài chính theo quý và tháng: thời hạn 05 năm.
+ Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính và kế toán 6 tháng và 9 tháng; hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao và thanh lý tài sản cố định (không phải là bất động sản): thời hạn 20 năm.
+ Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính và kế toán dài hạn và hàng năm; hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao và thanh lý bất động sản: không có thời hạn.
- Đối với hồ sơ liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
Kế hoạch và chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty; Bảng tổng kết đánh giá về những thành tựu đạt được của các chiến lược kinh doanh; Giấy tờ và tài liệu về các hợp đồng kinh tế, thương mại, mua bán hàng hóa; Biên bản thỏa ước về kế hoạch hợp tác kinh doanh, hình thức phân chia lợi nhuận: thời hạn 05 năm.
Xử lý vi phạm đối với hành vi không lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp
- Trường hợp doanh nghiệp không lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại trụ sở chính hoặc tại địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty sẽ bị phạt từ 30.000.000 - 50.000.000 đồng (căn cứ Điểm D Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
- Trường hợp doanh nghiệp vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, việc xử phạt sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP, cụ thể:
Phạt cảnh cáo đối với hành vi:
- Chậm đưa các loại tài liệu kế toán vào lưu trữ từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;
- Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng khi có một trong các hành vi vi phạm như sau:
- Lưu trữ các loại tài liệu kế toán không đúng và đủ theo quy định;
- Không đảm bảo sự an toàn của tài liệu kế toán trong quá trình bảo quản, để hư hỏng, mất tài liệu trong thời hạn lưu trữ;
- Sử dụng các loại tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ sai quy định;
- Không tiến hành tổ chức kiểm kê, phân loại và phục hồi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với các hành vi vi phạm như:
- Hủy bỏ các loại tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán, tuy nhiên chưa đến mức độ truy cứu trách nhiệm hình sự;
- Không thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán của công ty theo đúng quy định, cụ thể:
- Không thực hiện thành lập hội đồng tiêu hủy;
- Không thực hiện chuẩn phương pháp tiêu hủy;
- Không lập biên bản tiêu hủy.
